ASISTENTE ADMINISTRATIVO(A)

Objetivo del cargo
Responsable de ejecutar procesos administrativos, logísticos y operativos, contribuyendo a un mejor funcionamiento interno de la unidad y entregando de un servicio de excelencia a las unidades que son contrapartes del área.

Principales Funciones
1. Registrar, monitorear y ajustar información administrativa presupuestaria/ contable, en las plataformas que corresponden a su unidad.
2. Registrar, contabilizar, verificar y mantener al día, información asociada al control de gastos y presupuesto.
3. Preparar y enviar reportes mensuales estandarizados.
4. Tramitar órdenes de compras, cuentas por pagar y facturas entre otros, desde la solicitud hasta su recepción conforme.
5. Mantener actualizada base de datos de proveedores.
6. Apoyar en la gestión de cotizaciones de proveedores.
7. Apoyar tareas logísticas y/u operativas que contribuyan a la excelencia en el funcionamiento de la unidad; tales como: rendiciones de gastos, apoyo en compras de insumos, gestión de reembolsos y de viajes, etc.
8. Coordinación de reuniones internas y externas, reserva de salas y estacionamiento.
9. Revisar, archivar, enviar y recibir documentación de valija
10. Tramitar pedido de materiales y monitorear su stock
11. Archivar, recibir o despachar documentación de la unidad.
12. Mantener y resguardar el orden y consistencias de los archivos y documentos físicos y digitales que emanan de las actividades propias de la unidad.
13. Mantener bases de datos y asistir la preparación de documentos, reporte e informes administrativos que puedan ser dirigidos internamente o a otras Unidades.
14. Llevar control de gastos de la caja chica (si corresponde)
15. Colaborar con los eventos masivos del área en tareas logísticas y administrativas.

Solo para Admisión Pregrado:
16. Colaborar con los diferentes procesos de admisión y matrícula de Pregrado.
Solo para Negocios:
17. Gestionar, de principio a fin, la adquisición de material académico asociados a proveedores recurrentes (ej. Casos Harvard) y no recurrentes para diferentes programas de la Escuela.