Asistente Administrativo(a) Centro de Sistemas Públicos (CSP)

La Facultad de Ciencias Físicas y Matemáticas llama a concurso para proveer el cargo de Asistente Administrativo(a) Centro de Sistemas Públicos (CSP).

DESCRIPCIÓN Y OBJETIVOS DEL CARGO

Contribuir al adecuado funcionamiento del Centro de Sistemas Públicos, al brindar apoyo en las labores administrativas, secretariales y académicas que el Centro requiera, colaborando en la relación entre las distintas dependencias de la Facultad y/o estatales, de acuerdo con las normativas y procedimientos.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

1. Labores secretariales

-Solicitar Taxis vía telefónica o mediante correo electrónico con las empresas en convenio con la Universidad, llevando un control de las solicitudes para posterior pago.  

- Rendir y tramitar el pago de los taxis utilizados por el equipo CSP, revisando que la fecha, el monto y la patente del vehículo estén legibles.

2. Labores Administrativas: 

-Responsable de solicitar, gestionar, registrar, controlar y realizar seguimiento a las diferentes tramitaciones administrativas que así requiera el Centro de Sistemas Públicos (Convenios a honorarios, cometidos funcionarios, pagos a personas y a proveedores, entre otros).

-Responsable de la recepción, registro, seguimiento y control de diferentes documentos, tales como correspondencia, facturas, cheques, guías de despacho entre otros documentos tributarios y/o comerciales. Mantener registro del Factoring y el valor del dólar solicitar firma y realizando los depósitos (con ayuda de mayordomía). Posterior, se reciben los comprobantes de pago para escanear, e imprimir OP correspondiente para guardar en carpeta física y digital, dando aviso por email a quien corresponda.

-Realizar Orden de pago y solicitar autorización y firma de la misma para pagos de honorarios, proveedores, cometidos, traspasos, reembolsos, viáticos, entre otros.

-Subir a sistema interno del departamento y Facultad, según corresponda, solicitudes de compras, de pagos de honorarios por colaborador y con la documentación correspondiente Elaborar Nóminas de Pago Masivo por centro de costo y enviar a unidad de proyectos.

3. Labores de solicitudes de pagos 

-Productividades o APA a Unidad de Proyectos, realizando informe de actividades según centro de costo y su respectiva orden de pago. Seguimiento a V°B° de productividades para su respectivo pago.

-Pago de Honorarios de  Proyectos:

1. Crear planilla de solicitudes de pago con boletas, impuesto, montos, id u campus entre otros.

2. Crear glosa de las boletas según decreto colaborador.

3. Guardar decretos recibidos desde proyectos en carpeta por centro de costos.

4. Guardar primera página del decreto firmado, por colaborador.

5. Guardar Montos mensuales de pago por colaborador.

6. Realizar certificado de conformidad, solicitar firma y guardar en carpeta del colaborador.

7. Gestionar renuncias o casos especiales, en caso que ocurran.

8. Solicitud de Boletas honorarios proyectos por colaborador, recepcionar y verificar que boletas enviadas estén correctas en monto, fecha, glosa y mes. Se da acuse recibo y se guarda boleta según centro de costo.

9. Verificar Anexo 3 por colaborador según centro de costo y mes de pago, en caso contrario, crear informe, solicitar firma y guardar en carpeta correspondiente.

-Pago de Proveedores por proyectos de la Unidad de Proyectos: Reunir documentación tales como, solicitar factura a proveedor, verificar factura recepcionada (firmada y escaneada), solicitar acuse recibo, realizar FUI y/o cuadro de resumen solicitando firma según corresponda, solicitar cotizaciones, realizar justificación y solicitar firma según corresponda, solicitar itinerarios, pasajes entre otros, órdenes de compra, resoluciones. Para traspasos solicitar informe de actividades e informe de compatibilidad horaria más liquidación según mes. Para reembolsos, boletas, estados de cuentas, nombramiento. Brindar apoyo en las relaciones con las diferentes dependencias de la Facultad en cuanto a la administración de los Proyectos y programas de formación (Rendiciones, Matrículas, etc.)

FORMACION REQUERIDA:

Deseable formación en alguna carrera técnica nivel medio en los ámbitos asociados a administración o similar.

REQUISITOS EXIGIDOS PARA INGRESAR A LA ADMINISTRACION PUBLICA

Señalados en el artículo 12 de la Ley Nº 18.834 sobre Estatuto Administrativo: a) Ser ciudadano(a) o extranjero(a) poseedor de un permiso de residencia; b) Haber cumplido con la Ley de reclutamiento y movilización, cuando fuere procedente; c) Tener salud compatible con el desempeño del cargo; d) Haber aprobado la educación básica y poseer el nivel educacional o título profesional o técnico que por la naturaleza del empleo exija la ley; e) No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una calificación deficiente, o por medida disciplinaria; f) No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos, ni hallarse condenado por delito que tenga asignada pena de crimen o simple delito. Sin perjuicio de lo anterior, tratándose del acceso a cargos de auxiliares y administrativos, no será impedimento para el ingreso encontrarse condenado por ilícito que tenga asignada pena de simple delito, siempre que no sea de aquellos contemplados en el Título V, Libro II, del Código Penal.(Cambio vigente desde el 15.10.2013, según Ley 20.702).

NIVEL EDUCACIONAL REQUERIDO

Administrativo – (Licencia de Educación Media)

PERIODO DE POSTULACION Y DOCUMENTOS A PRESENTAR:

Las postulaciones son recibidas a través de este portal.

En el caso de no poder llevar a cabo la postulación por este mecanismo, se debe presentar el currículum completo (indicando la dirección de correo electrónico y teléfono de contacto) y fotocopia de certificado de título técnico, título profesional o licenciatura en caso de poseer (adjuntar certificado de validación en Chile en caso de ser extranjero) y referencias. Recepción de antecedentes: Oficina de Recursos Humanos, Beauchef 850, Edificio Justicia Espada Acuña, Piso 5.

Plazo de postulación hasta el 17 de Julio del 2024.