ASISTENTE EJECUTIVO UNIDAD DE PERSONAL

OBJETIVO GENERAL

Brindar apoyo en la gestión administrativa del personal de la Facultad, asegurando el cumplimiento de normativas legales y organizacionales en materia de contratos, remuneraciones, beneficios y desarrollo organizacional. Contribuir al correcto funcionamiento de los procesos de la Unidad, garantizando eficiencia y confidencialidad en la gestión documental y operativa. Además, colaborar en iniciativas transversales de Recursos Humanos, incluyendo clima organizacional, desarrollo organizacional, gestión de información en plataformas digitales y difusión en web y redes sociales.

FUNCIONES GENERALES

1.       Gestión de Contratos, Honorarios y Beneficios

• Administrar y tramitar contratos de trabajo y convenios de honorarios, asegurando el cumplimiento de normativas y plazos.

• Gestionar permisos administrativos, feriados legales y otros beneficios de los funcionarios.

• Mantener actualizados los registros de personal en los sistemas internos.

2.       Administración de Asistencia y Seguridad Laboral

• Registrar y controlar asistencia, gestionar los procesos de asistencia de la Facultad, velando por la correcta implementación de la normativa.

• Gestionar y tramitar licencias médicas en los sistemas institucionales.

• Coordinar el registro y tramitación de accidentes laborales en conjunto con la ACHS y otras entidades pertinentes.

3.       Manejo de Sistemas

• Utilizar plataformas corporativas para el registro y control de información del personal.

• Organizar y resguardar documentación para auditorías internas y externas.

4.       Atención y Apoyo al Personal

• Brindar orientación clara y precisa sobre normativas y procedimientos administrativos al personal.

• Apoyar en iniciativas de medición y mejora del clima organizacional.

• Colaborar en programas de desarrollo profesional y capacitaciones dirigidas a los funcionarios.

5.       Comunicación y Gestión de Información

• Administrar y actualizar contenidos en plataformas web y redes sociales relacionadas con la unidad.

• Apoyar la difusión de información relevante sobre normativas, beneficios y actividades de la unidad de personal.

6.       Apoyo Institucional y Otras Responsabilidades

• Colaborar en actividades y comisiones de las unidades de la Dirección de Administración y Economía (DEA), según necesidades de la Facultad.

• Ejecutar otras tareas asignadas por su jefatura en función de las necesidades institucionales.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

 1.       Gestión de Convenios de Honorarios

• Elaborar, actualizar y tramitar contratos de honorarios, asegurando el cumplimiento de normativas institucionales y legales.

• Mantener un control actualizado de los registros contractuales, facilitando la generación de reportes y auditorías.

2.       Administración de Licencias Médicas

• Registrar y dar seguimiento a las licencias médicas en los sistemas institucionales, garantizando su correcta tramitación.

• Informar sobre el estado de sus licencias y requisitos para su aprobación.

3.       Tramitación de Permisos Especiales

• Gestionar permisos administrativos por nacimiento, matrimonio, fallecimiento, postnatal y cargas familiares, asegurando su correcta aplicación.

4.       Control de Asistencia y Gestión de Horas Extras

• Gestionar la obtención de Tarjeta Universitaria Institucional (TUI).

• Validar y registrar la asistencia de los funcionarios en los sistemas institucionales.

• Generar reportes periódicos sobre cumplimiento horario, permisos y ausencias.

• Gestionar la tramitación y pago de horas extras, verificando su correcta aplicación según la normativa vigente.

5.       Seguridad Laboral y Prevención de Riesgos

• Registrar y gestionar accidentes laborales en coordinación con la ACHS y el Comité Paritario.

• Asegurar el cumplimiento de protocolos de seguridad laboral y prevención de riesgos.

• Coordinar capacitaciones y charlas sobre seguridad y salud ocupacional para el personal.

6.       Manejo y Administración de Sistemas Institucionales

• Operar plataformas como SISPER, SIAPER y otros sistemas de gestión de personal, asegurando el correcto registro de información.

• Validar y actualizar la información de los funcionarios en los sistemas institucionales.

• Apoyo en la digitalización de procesos administrativos para optimizar la eficiencia operativa.

7.       Archivo y Resguardo de Documentación

• Organizar y mantener archivos físicos y digitales, asegurando el resguardo de la documentación laboral.

• Facilitar el acceso a la información para auditorías internas y externas.

8.       Clima Organizacional y Desarrollo Profesional

• Apoyar en la aplicación de encuestas de satisfacción y bienestar laboral.

• Coordinar capacitaciones internas y programas de desarrollo profesional para el personal.

• Proponer y apoyar en la implementación acciones para mejorar el clima laboral y fortalecer la integración del equipo de trabajo.

9.       Gestión de Contenido Digital y Comunicación Interna

• Administrar y actualizar información en páginas web y redes sociales institucionales relacionadas con la unidad.

• Difundir información clave sobre normativas, beneficios y actividades de interés para el personal.

• Colaborar en la creación de boletines internos y otros canales de comunicación dirigidos a los funcionarios.

10.   Apoyo Técnico y Operativo a la Unidad

• Brindar asistencia técnica y operativa a la jefatura y a la Dirección de Administración y Economía (DEA) en la gestión de personal.

• Colaborar en la optimización de procesos internos para mejorar la eficiencia administrativa.

• Participar en reuniones y actividades estratégicas de la Facultad, aportando conocimientos técnicos para la toma de decisiones.