Institución de educación superior requiere contratar Asistente Administrativo/a

Misión del cargo:

Brindar apoyo a la Subdirección y sus áreas centrales, con la gestión de solicitudes de compra, pagos y cualquier otro movimiento que el área requiera, manteniendo el seguimiento y control de los documentos, así como la relación con clientes internos y proveedores.

Aplicar distribuciones de gastos entre las áreas, mantener registro de los movimientos gestionados, como de otros pagos correspondientes a servicios generales del área y entregar reportes con información sobre los documentos gestionados y su estado, lo que alimenta los sistemas de información integrada.

Entregar apoyo permanente a la implementación de la mejora continua del área, a través de la propuesta de nuevas iniciativas y la adhesión a las iniciativas que se implementen.

Principales funciones y tareas:

1. Funciones administrativas:

• Gestión de documentos del área (solicitudes de compra, cotizaciones, pago de facturas, rendiciones, etc.).

• Contacto con proveedores y clientes internos.

• Distribución de pagos entre áreas.

• Asignación de códigos de proyecto.

• Despacho de documentos a contabilidad

• Recepción de compras de operaciones y generación de código para proveedor.

• Cobros de espacios en arriendo (salas, bodegas, estacionamientos, etc.).

2. Gestión de unidades:

• Seguimiento pagos se servicios generales y mantenciones.

• Seguimiento y registro de pagos PAC (descarga facturas, conciliación pagos).

• Seguimiento y control de cuentas corrientes.

• Control y actualización distribución espacios físicos y equipos (impresoras, telefonía, etc.).

• Control stock suministros.

3. Mantención y generación de informes:

• Estado cuentas corrientes.

• Estado de pagos del área.

• Estado pago servicios generales.

• Estado pago PAC.

• Resumen despachos sistema Delta.