Asistente de Dirección para Atención Estudiantil

Institución de Educación Superior Técnico Profesional requiere incorporar a Asistente de Dirección para colaborar en los procesos administrativos, dando soporte a distintos actores y miembros del equipo del área, a fin de asegurar una gestión eficiente del área, en el marco de los procedimientos establecidos y lineamientos de la dirección respectiva.

Principales funciones
- Brindar atención de público:

Identificar requerimiento de atención de público del cliente interno y/o externo, presencial, telefónico y/o virtual, según sea el caso, registrándolo y solicitando información de detalle, si corresponde, según los procedimientos establecidos por el área respectiva

Evaluar factibilidad del requerimiento, verificando la pertinencia de la solicitud y posibilidades de respuesta efectiva, según factibilidad operativa, normativa, y/o técnica respectiva, informando resultado al cliente, si corresponde, según los procedimientos establecidos por el área.

Gestionar la solución y/o respuesta del requerimiento, entregando orientación, realizando tramitación del requerimiento al cliente respectivo (estudiantes, potenciales estudiantes, docentes, colaboradores u otros solicitantes, según sea el caso), dependiendo de su área y nivel de atribución; o derivando a área especializada o a actor responsable de darle respuesta presencial o a distancia, de acuerdo con procedimientos establecidos.

Realizar seguimiento al requerimiento, monitoreando y/o agilizando su estado, si corresponde, de acuerdo con los procedimientos establecidos por el área.

Hacer entrega de respuesta y/o documentación solicitada, entregando solución y/o antecedentes solicitados, de acuerdo con formalidades, tiempos, normativa vigente, según sea el caso y procedimientos establecidos.

- Colaborar en labores administrativas de apoyo a la gestión de su área:

Ingresar programación de horarios de carreras u otras actividades, registrando en plataformas institucionales el detalle de calendarización (niveles de cada asignatura de cada una de las carreras, si corresponde), verificando la corrección y consistencia de la información (que los horarios entregados por la dirección respectiva concuerden con información la cantidad de horas establecidas en el Plan de Estudio de la Carrera, entre otros), y de acuerdo con los procedimientos establecidos.

Monitorea asistencia de docentes, estudiantes u otros actores, según corresponda, según horarios establecidos en programación de cada carrera respectiva, verificando el registro de asistencia en el sistema, gestionando directamente o dando aviso oportuno al actor responsable, en caso de ausencias para su solución; e informando a los alumnos sobre la situación particular, de acuerdo con los procedimientos establecidos.

Gestionar solicitudes de salas institucionales provenientes de miembros de su área, precisando requerimiento, verificando disponibilidad de salas con el encargado de Registro Curricular, e informando a requirente, de acuerdo con procedimientos establecidos.

Gestionar solicitudes de insumos y materiales de oficina para el área, levantando información periódicamente desde usuarios internos, validándolas con director(a) del Área, y tramitándolas con el Área de Administración, de acuerdo con procedimientos establecidos.

Centralizar la entrega de materiales e insumos, equipamiento de apoyo a la docencia, y llaves de salas de talleres, si corresponde, haciendo entrega de ellos, manteniendo registro de firmas en señal de recepción; y verificando su oportuna y adecuada devolución, de acuerdo con procedimientos establecidos.

- Generar Documentos:

Elaborar documentos (cartas, certificados, resoluciones, formatos de evaluación, formulario y documentos relacionados a procesos de prácticas, entre otros), precisando contenido e indicaciones con el solicitante; redactando o completando información, según sea el caso; solicitando su validación, e incorporando sugerencias generadas en el caso que se presenten, de acuerdo con procedimientos establecidos.

Colaborar en confección y tramitación de documentación (procesos de titulación, entre otros) en el caso de las áreas académicas, verificando nombre de los estudiantes en sistema institucional disponible; emitiendo antecedentes asociados(concentración de notas, certificado de título, entre otros); gestionando firmas de autoridades; preparando documentación de identificación para ceremonia de titulación; y archivando documentación de estudiantes en expedientes respectivos, de acuerdo a procedimientos establecidos.

Funciones Transversales del Cargo:

-Ejecutar y/o colaborar en iniciativas de Vinculación con el Medio (VCM).

-Colaborar en la recopilación y procesamiento de antecedentes asociados a una iniciativa de VCM a presentar, recabando y revisando datos; recurriendo a diversas fuentes, sistematizando información, según sea el caso; entregándola para la presentación de la iniciativa, de acuerdo con los procedimientos establecidos y en el marco de la Política de VCM.

-Colaborar en la implementación de mejoras o iniciativas de innovación.

-Apoyar instancias de medición de mejoras implementadas, registrando o sistematizando información asociada a la mejora, según fuera el caso, de acuerdo con procedimientos internos establecidos y/o política de Innovación, según corresponda.