Secretaria (o) Asistente de Coordinación

La Subdirección de Servicios de la Facultad de Medicina, Universidad de Chile, le invita a participar en el proceso de selección del cargo Secretaria (o) Asistente de Coordinación.

Objetivo del cargo: Apoyar administrativamente a la Coordinación de campus, gestionando solicitudes, controlando procesos administrativos y asistiendo en la gestión del personal para asegurar el buen funcionamiento y mantenimiento de las instalaciones.

FUNCIONES FRECUENTES

• Ingresar y llevar control de solicitudes de la Unidad.

• Revisar, gestionar y poner término a las solicitudes de mantención de los usuarios, verificando su correcta ejecución.

• ingresar al portal de servicios: programación y pago de horas extras, productividades, solicitudes de compra, cometidos funcionarios, entre otras.

• apoyo en labores de control del personal, permisos, trámites internos, etc.

• Atención presencial de público y llamadas telefónicas.

• Llevar control de las solicitudes realizadas, terminadas y pendientes, por cada funcionario de la Unidad.

• Recepción y control de facturas asociadas a la Unidad.

• Apoyo para la rendición de cuentas de fondo fijo.

• Emisión de informes de cumplimiento de contrataciones y/o aplicación de multas.

• Contacto con proveedores de contratos para ejecución de tareas.

• Mantener actualizada bitácora y base de mantención de vehículos de movilización

• Controlar talonario de entrega de material de bodega a maestros

FUNCIONES OCASIONALES

• Realizar funciones que sean solicitadas por su superior y que tengan relación con el ámbito que desempeña.