Encargado del sistema de gestión integrado

Responsabilidades

:

a)      Propias del cargo: diseñar, implementar, controlar y realizar las acciones pertinentes para la mejora continua del Sistema de Gestión integrado (SGI) y el control de sus riesgos para cumplir los requisitos del mismo (leyes, normativas, requisitos de los productos y servicios, certificaciones y los procedimientos internos); asegurando que el SGI se encuentre totalmente documentado y actualizado.

b)      Propias de las comunicaciones: asegurar que los mensajes sean claros, efectivos y recordables.

c)      Como miembro de la empresa: cumplir con los procedimientos del Sistema de Gestión Integrado (SGI) de la empresa y sus socios comerciales directos, aportando al cumplimiento de las Políticas y Objetivos.

Principales funciones:

Relativas al SGI

a)      Aplicar el enfoque de procesos, mediante el ciclo Planificar, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA), el pensamiento basado en riesgos y el cumplimiento de los requisitos.

b)      Mantener la implementación del SGI alineado con los indicadores de Calidad y los KPI (“Key Performance Indicators”, mediciones de desempeño claves del negocio), y los OKR (“Objectives and Key Results”, objetivos y resultados claves) que se establecen a nivel directivo, que le señalen su Jefatura y los Gerentes.

c)      Asegurar que la estructura y contenido de la documentación se estandarice y sea pertinente a los procesos que se realizan al interior de la empresa.

d)      Verificar con dueños de procesos que sus procedimientos y descriptores de cargo se encuentren documentados y actualizados.

e)      Realizar las acciones de control necesarias para que la información documentada esté actualizada, y el personal la domine e implemente en forma efectiva.

f)       Colaborar con la Dirección (Agentes de aduanas/Gerentes) en los temas y tareas que se le encomiende, entre otros:

-       Generar informes de gestión necesarios, veraces y oportunos que apoyen a la dirección de la empresa para la toma de decisiones (en las instancias de revisión por la dirección).

-       Asegurar que las Jefaturas apliquen las políticas e Informar a la Dirección del cumplimiento de las mismas.

g)      Asesorar, apoyar y realizar seguimiento a las distintas áreas a fin de asegurar que:

-       Se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el SGI.

-       La Dirección tenga conocimiento del avance y desempeño del SGI y de cualquier necesidad de mejora

-       Se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización.

-       Se realicen las acciones de mitigación indicadas en la matriz integral de riesgos.

h)      Cumplir todas las funciones y tareas que le asignan los procedimientos internos del SGI.

i)       Otras funciones: técnicas, administrativas o de gestión que le asigne su Jefatura directa, en relación con el cargo y/o sus competencias profesionales.

Relativas a las comunicaciones:

j)       Utilizar eficaz y eficientemente los medios, herramientas, y recursos que suministra la empresa para cumplir las funciones de comunicación interna.

k)      Difundir a todo el personal de la empresa las actualizaciones y cambios que se ejecuten en el SGI, promoviendo su adecuado uso.

l)       Generar la imagen para las comunicaciones internas relativas a cuestiones transversales y solicitudes de los distintos departamentos de Administración.

m)    Desarrollar e implementar encuestas y otros formatos en las plataformas que la empresa utiliza para la retroalimentación en la comunicación con el personal.

n)      Generar los informes pertinentes a sus funciones que soliciten las Gerencias.