Jefa de Administración

Somos una destacada compañía de servicios financieros a nivel regional y  estamos buscando a nuestro próximo Jefe de Administración

Serás responsable de supervisar y coordinar todas las funciones administrativas y de servicios generales dentro de la organización. Tu objetivo principal es asegurar que las operaciones administrativas y los servicios generales se realicen de manera eficiente, cumpliendo con los estándares de la empresa y optimizando los recursos disponibles.

 Tus funciones serán:

Administración General:

·    Supervisar y coordinar las actividades de Administración, incluyendo la gestión de documentación, archivo, y correspondencia.

·    Implementar y mantener procedimientos administrativos para mejorar la eficiencia y la efectividad operativa.

·    Realizar y gestionar el presupuesto anual de Administración y controlar los gastos para asegurar el cumplimiento con las políticas financieras de la empresa.

Gestión Gerencial:

·      Realizar agendas de gerencia semanal

·      Realizar agendas y programación de viajes dentro y fuera del país

·      Coordinar y realizar agendas de eventos corporativos

·      Reservas de vuelos, estadías, restaurantes y otros necesarios para gerencia

Servicios Generales:

·    Coordinar y supervisar los servicios generales, incluyendo mantenimiento de instalaciones, seguridad, limpieza y servicios de apoyo.

·    Coordinar y supervisar el trabajo de su equipo directo (Recepcionistas, Auxiliares Administrativos, Encargado de Mantención, Mensajero, etc.). Responsable del completo funcionamiento de las tareas de su equipo.

·    Negociar y gestionar contratos con proveedores de servicios y asegurar el cumplimiento de los términos acordados.

·    Mantener al día el listado de proveedores del área, según formatos establecidos por su jefatura Directa.

·    Asegurar que las instalaciones y equipos estén en condiciones óptimas y cumplir con las normativas de seguridad y salud.

·    Diseñar, coordinar y controlar el Plan Anual de Mantención de oficinas.

Gestión de Recursos:

·    Supervisar la adquisición y gestión de suministros (artículos de cafetería, aseo, oficina, mantención, etc.) y equipos necesarios para el funcionamiento eficiente de la oficina.

·    Controlar inventarios de bienes y suministros, y coordinar los procesos de compra y reposición.

Atención al Personal:

·    Actuar como punto de contacto para los empleados en cuestiones relacionadas con el entorno de trabajo y los servicios generales.

·    Coordinar servicios y recursos necesarios para el personal, como áreas comunes, oficinas, estacionamientos, equipos y recursos necesarios para el desempeño eficiente de sus funciones.