SECRETARIA/O ADMINISTRATIVA/O Depto. de Ingeniería y Gestión de la Construcción

Misión del Cargo:

Prestar apoyo a la gestión administrativa, contable y docente del Departamento de Ingeniería y Gestión de la Construcción, velando por el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos, administrando y custodiando eficientemente los recursos asignados para la toma de decisiones, y apoyando la gestión de su jefatura, al organizar sus actividades con la confidencialidad necesaria.

Principales Funciones y Tareas:

• Gestionar y ejecutar procesos de pago (viáticos, fondos a rendir, boletas honorarios, reembolsos, traspasos, entre otros) del Departamento a través del ERP (Oracle) y del sistema de pago interno (pago web).

• Llevar registro y respaldo de compras y facturas, siguiendo los procesos internos y ejecución presupuestaria del Departamento.

• Realizar cotizaciones y órdenes de compras para la realización de eventos y otras actividades realizadas por el Departamento.

• Gestionar reservas de espacios asignados bajo reserva (como salas de clases, salas de postgrado, salas de reuniones, entre otros) y compras de almuerzos y/o insumos para reuniones de Consejo Departamental y otras actividades departamentales.

• Apoyar a la jefatura en la coordinación del trabajo de auxiliares de aseo y estafeta.

• Identificar, atender y apoyar solicitudes y/o requerimientos de profesores, estudiantes de pre y postgrado y público general del Departamento.

• Atender el anexo departamental respondiendo satisfactoriamente las consultas recibidas y derivando a las personas indicadas cuando corresponda.

• Manejar y rendir la caja chica de la oficina.

• Reemplazar en sus funciones al cargo de secretaria/o docente cuando le sea requerido.

• Despachar, recibir y distribuir correspondencia, manteniendo un adecuado sistema de registro.

• Velar por el orden y abastecimiento de los insumos básicos de la oficina, llevando un inventario y gestionando compras cuando sea necesario.

• Administrar los archivos físicos y digitales del Departamento.

• Mantener actualizada la base de datos de graduados del Departamento.

• Coordinar el buen uso de las llaves de los distintos espacios y oficinas del departamento, manteniendo copias de todas para casos de emergencia.

• Ejecutar otras labores relacionadas a su cargo, encomendadas por la jefatura.

Condiciones Laborales:

• Duración del Contrato: Internos: Indefinido; Externos: plazo fijo, luego indefinido.

• Jornada de trabajo completa.

No podrán postular las personas internas que tengan menos de dos años de permanencia en su actual cargo ni aquellos, internas o externas, que tengan relación de parentesco directo con alguna persona de la unidad que está proveyendo el cargo. Los postulantes deben tener permiso de trabajo vigente

*Oferta de empleo abierta para personas con discapacidad o en el marco de la ley vigente 21.015*

“La Pontificia Universidad Católica tiene un carácter presencial el cual se enfoca en actividades laborales y prácticas en el campus, promoviendo una vida universitaria activa. Esto es esencial para ofrecer una experiencia formativa integral y enriquecedora de toda la comunidad”