ASISTENTE ADMINISTRATIVO(A) ALUMNI (1/2 JORNADA)

Objetivo del cargo:
Ejecutar procesos administrativos, logísticos y operativos, contribuyendo a un mejor funcionamiento interno de la unidad y entregando de un servicio de excelencia a las unidades que son contrapartes del área, así como alumnos, egresados y organizaciones externas.

Principales Funciones:
1. Apoyo en la gestión administración y de coordinación de talleres, charlas, sesiones de consultoría, mentorías, servicios y los cursos realizados por parte de la Subdirección hacia alumnos y egresados
2. Registrar, contabilizar, verificar y mantener al día, información asociada al ingreso de documentos de compra, venta (facturación, órdenes de compra, boletas de honorarios, entre otros)
3. Tramitar órdenes de compras, cuentas por pagar y facturas entre otros, desde la solicitud hasta su recepción conforme.
4. Realizar la gestión de cotización de proveedores, compras y mantener actualizada base de datos de proveedores y buscar generar eficiencias en la evaluación y cotización de los mismos.
5. Apoyar en el registro de egresados de las plataformas de Alumni, así como en la gestión de eventos y en revisión de documentación y comunicados
6. Apoyar tareas logísticas y/u operativas que contribuyan a la excelencia en el funcionamiento de la unidad; tales como rendiciones de gastos, apoyo en compras de insumos, etc.
7. Contactar empresas y/o egresados para realizar convenios, beneficios y/o servicios, así como apoyar en las iniciativas transversales de la Subdirección que involucren esos stakeholders
8. Proveer CVs de egresados a consultoras o empresas que busquen vacantes o nos pidan apoyo con la búsqueda de perfiles
9. Mantener y resguardar el orden y consistencias de los archivos y documentos físicos y digitales que emanan de las actividades propias de la unidad.
10. Mantener bases de datos y asistir la preparación de documentos, reporte e informes administrativos que puedan ser dirigidos internamente o a otras Unidades.