Encargado Administrativo (a)

Somos una startup de software en crecimiento y buscamos un/a Encargado/a Administrativo/a proactivo/a y organizado/a para apoyar nuestras operaciones diarias.

Resumen del puesto:

El encargado administrativo será responsable de brindar apoyo operativo, organizativo y administrativo a los distintos departamentos de la empresa, garantizando el cumplimiento eficiente de las actividades diarias y promoviendo una comunicación fluida dentro de la organización.

 Responsabilidades principales

 1.       Gestión administrativa:

-          Organizar, mantener y actualizar archivos físicos y digitales.

-          Preparar y procesar documentos, reportes y presentaciones.

-          Asegurar el cumplimiento de procedimientos internos.

-          Asistir en procesos de contratación, publicando avisos y contactando candidatos para entrevistas.

 2.       Apoyo financiero básico:

-          Gestionar solicitudes de pagos, reembolsos y registro de gastos menores.

-          Colaborar con la preparación de informes básicos relacionados con el presupuesto.

-          Entregar la información requerida por la contabilidad. Información de recursos humanos y distribución de gastos entre centros de costos.

-          Preparar flujo de caja mensual.

 3.       Facturación y cuentas por cobrar:

-          Obtener órdenes de compra y antecedentes necesarios para facturación mensual.

-          Emitir las facturas a clientes (las facturas son normalmente repetitivas todos los meses).

-          Verificar la aprobación de las facturas emitidas

-          Anular facturas reclamas y reemitirlas.

-          Gestionar el pago de facturas atrasadas.

-          Reportar semanalmente facturación y cuentas por cobrar.

 4.       Movimientos bancarios

-          Conciliar los movimientos bancarios (usando software dedicado al efecto)

-          Conciliar los pagos de tarjetas de crédito y obtención de facturas de respaldo.

 5.       Cuentas por pagar (la empresa tiene pocas compras)

-          Verificar diariamente las facturas y boletas de honorarios recibidas y la existencia de orden de compra.

-          Proponer el reclamo de facturas o boletas de honorarios sin autorización.

-          Administrar el proceso de compras y emisión de órdenes de compra. 

 6.       Gestión administrativa del personal:

-          Efectuar las acciones administrativas relacionadas con la gestión del personal.

-          Verificar que se encuentren actualizados los expedientes de los empleados.

-          Preparar contratos y demás documentos laborales.

-          Responder a requerimientos del personal.

-          Informar a contabilidad sobre los antecedentes necesarios para la liquidación de remuneraciones.

-          Supervisar el uso del sistema de control de asistencia (BUK).

-          Verificar diariamente temas pendientes en el sistema de gestión del personal (BUK) y gestionar su resolución.