Secretaria (o)

El Departamento de Dermatología de la Facultad de Medicina, Universidad de Chile, le invita a participar en el proceso de selección del cargo Secretaria (o), que tendrá por objetivo el apoyo secretarial en pregrado, postgrado y clínica.

FUNCIONES FRECUENTES

En relación a Pregrado:

• Apoyo administrativo, con respecto a internos de 6° año y Curso 5o año de Medicina una vez al año

• Cada dos semanas: Recibir a internos (2) entregará asistencias, casillero e indicaciones relativas al Servicio de Dermatología

• cada dos semanas: Subir notas de internos en plataforma Ucursos

• Solicitar cuando sea necesario, salas para clases de alumnos 5° año, becados, y reuniones del departamento

• En caso de ser necesario, entregar pruebas, etc. en Escuela de Medicina

• Realizar todas las actividades que tengan relación con el internado.

  
  

En relación a Área Clínica:

• Atención telefónica y orientación a usuarios sean pacientes, médicos, etc.

• Una vez al mes solicitará a los médicos de staff, los bloqueos y modificaciones en su atención para el mes siguiente

• Una vez al mes enviará agenda de Dermatología, a Unidad de Agendas Médicas HCUCH

• Confirmar diariamente pacientes agendados para procedimientos quirúrgicos pabellones docentes

• Agendar en Ficha Clínica Ticares, procedimientos quirúrgicos una vez confirmados.

• Manejar planilla Excel de procedimientos quirúrgicos para confirmar pacientes

• Traspasar en tabla los procedimientos quirúrgicos del día siguiente

• Manejar correo de procedimiento FOTOFINDER

En relación a Área administrativa:

• Al iniciar su jornada laboral revisará en sala de clases y reuniones: orden de sillas, equipos

  funcionando, y ver que esté limpio el lugar, si no está limpio ubicar personal de Higiene.

• Enviar y responder correos electrónicos

• Confección de cartas, certificados, etc.

• Ingresar, despachar y cautelar archivo de documentación interna y externa

• Solicitar en Mantención arreglos como: cambio tubos , baños descompuestos, chapas, muebles,

  eléctricos, etc. Insistir hasta que se concrete el arreglo.

• Mantener registros de Feriado, administrativos y licencias médicas médicos de staff

• Confeccionar permisos administrativos y feriados legales

• Preparar Sala para clases y reuniones, instalando si corresponde computador

• Mantener stock de materiales de librería y aseo, solicitando insumos una vez al mes si es necesario.

• Antes de retirarse, constatar que el servicio (área administrativa) quedé listo en cuanto a que:

  computadores, aire acondicionados, fotocopiadora, luces estén apagados, microondas y hervidor

  desenchufados, ventanas cerradas, fotocopiadora apagada. Aseo realizado antes de cerrar por

  personal de Higiene.

• Reponer en dispensadores: Toalla Jumbo, Papel higiénico, jabón.

• Reponer en Fotocopiadora: Papel

• Enrolar vía huella digital ingreso puerta de acceso Depto. de Dermatología, se realizará inducción en

  esta función, ocasional

En relación al Secretaría de Postgrado

• Prestar soporte a secretaria docente de Dirección del Depto. de Dermatología / postgrado

• Solicitar mensualmente asistencias a académicos del departamento, insistir en su entrega y enviarlas a

  RRHH Facultad de Medicina

• Reiterar entrega de rúbricas de evaluación a los tutores de rotaciones clínicas.

FUNCIONES OCASIONALES

• Realizar funciones que sean solicitadas por su superior y que tengan relación con el ámbito que desempeña

• Entregar o retirar documentación urgente dentro y fuera del establecimiento

• Realizar solicitudes en RRHH Facultad de Medicina y Hospital Clínico

• Cuando se le solicite revisar Sala residencia de becados con el fin de constatar que estén realizando el aseo el personal de Higiene asignado a esa labor, que estén equipos apagados.