Recepcionista - Reemplazo Pre y Post Natal

Empresa Vitivinícola, con 30 años en el mercado, se encuentra en búsqueda de Recepcionista, Facilitar la comunicación interna y externa de la organización, así como garantizar un ambiente acogedor y ordenado para clientes, visitantes y empleados. - Mantener una imagen profesional y representar adecuadamente a la empresa.

Dentro de sus principales funciones están:

Recepción y Atención de proveedores

1.- Atender visitas o llamadas telefónicas, filtrar y transferir según corresponda a cada una de las áreas.

2.- Recepcionar y derivar correspondencia al área correspondiente.

3.- Recepción de muestra de vino, se verifica que corresponda la cantidad y cepa de vino corresponda a lo indicado en la hoja de recepción antes de recibir y firmar la entrega, posteriormente se realiza la derivación de este al responsable de enología y/o laboratorio.

Gestión de documentación

1.- Manejar la correspondencia entrante y saliente, incluidos correos electrónicos y documentación física, solicitando prioridad del documento, lugar y persona de destino.

2.- Administrar agenda de ruta de junior según las solicitudes y prioridades de las áreas y continuidad operacional. En caso de imprevistos/urgencias se debe de reorganizar ruta para poder atender prioridades.

3.- Organizar y mantener archivos físicos y electrónicos de manera ordenada y accesible.

4.-Recepcionar y derivar facturas de insumos, completando formularios administrativos. (rendiciones de fondo/ anticipo a proveedores).

Requisiones

1.- Realizar cotizaciones según solicitud de jefe de SSGG, y enviar para solicitud de aprobación de alguna de ellas.

2.- Enrutar RQ en QAD, para posterior aprobación de Gerencia Operacional.

3.- Una vez aprobada la RQ se genera la PO y se envía a Jefe SSGG o directamente a proveedor según indicaciones.

4.- Verificación de que los datos en factura correspondan a la PO enviado, luego se recepciona factura en QAD.

5.- Realizar seguimiento de pago a proveedor cuando proveedor notifica si hay un retraso en el pago.

6.-Administración de salones y visitas

1.- Recepción de solicitud de sala, ver disponibilidad de esta y dar respuesta, si hay cupo se agenda y bloquea el horario.

2.- Coordinar y programar reuniones y citas externas, solicitar limpieza y coffe si corresponde.

Manejo de equipos de oficina

1.- Operar equipos de oficina como fotocopiadoras, impresoras y teléfono

2.- Mantener y entregar suministros de oficina adecuados y gestionar pedidos según sea necesario.

3.-Manejo de inventarios de artículos de oficina y aseo.

Gestión de Agenda y Citas de Gerencia General

1.- Coordinar la entrega de pendones, mesas, manteles, vinos etc. para los eventos de varios de gerencia general.

Ofrecemos:

• Oportunidades de desarrollo profesional y crecimiento dentro de la empresa.

• Un entorno de trabajo dinámico y colaborativo.

¿Cómo será el proceso de selección?

1. Contacto telefónico

2. Entrevista por competencias y test psicolaborales

3. Entrevista con Líder de área.

4. Prueba Excel