Está comprobado científicamente que nuestra mente suele dar más importancia a “las urgencias e imprevistos” que surgen en ciertos momentos, que a las cosas que teníamos previstas con anterioridad y que incluso pueden ser más importantes. Por ello es tan necesario aprender a reconocer cuándo algo es realmente “urgente” y cuándo no, a fin de que puedas ser más eficiente para realizar tus tareas sin desviarte por las interrupciones.
Primero, aclaremos que si tu trabajo no es en la Sala de Urgencias de un hospital, pero aun así tu empresa se vive de “urgencia en urgencia”, es porque algo está fallando, y esto no siempre pasa por ti o tus responsabilidades. De hecho, es posible que todo parta de una gestión deficiente, o de la falta de planificación y organización de quienes lideran al equipo.
Si todo esto te suena demasiado familiar, e incluso ya ves con naturalidad el trabajar de “urgencia en urgencia”, te recomendamos leer este post hasta el final. Considera que permanecer en un estado de “urgencia constante” no es sano ni recomendable para tu proactividad ni para el bienestar de la empresa, por ello, la próxima vez que te enfrentes a una “urgencia”, hazte las siguientes preguntas:
¿Cuál es el objetivo de esta tarea?
Saber a quién o qué afecta y para qué se usará, te dará una visión más general de la importancia real del tema y te servirá para hacerte una idea sobre las siguientes interrogantes.
¿Cuándo debo entregarlo?
La mayoría de las veces, él o los interesados, te dirán que “lo necesitan de inmediato”, pero si conoces el objetivo de lo que te piden, tú mismo podrías dar un plazo razonable en base a la importancia y tus capacidades, al reconocer si es realmente relevante o si intentan meterte prisa innecesaria.
¿Cuáles son las consecuencias si no lo logras?
Es lamentable pero seguro has notado alguna vez, que te asignan tareas y luego éstas no se ocupan para nada más, sólo te mantienen ocupado durante un tiempo, pero en realidad no aportan ni a la productividad de la empresa, ni a tu crecimiento en la organización, por lo que realmente no sería tan relevante “no hacerla” de inmediato.
¿Debes hacerla tú?
Si consideras que ya tu nivel de tareas es alto, y además notas que no paran de interrumpirte con “urgencias”, sin ánimos de ser fatalista, pero podrías arriesgarte a sufrir un colapso mental por estrés. En este caso, si crees que se está saliendo de control, averigua quién más podría llevar a cabo tus tareas y delega todas aquellas que no sean realmente “urgentes” e “importantes”.
¿Quién te lo pide?
No es lo mismo ni tiene el mismo grado de relevancia que una tarea sea solicitada por un compañero, tu jefe o un cliente. Cada caso tiene su grado de importancia, clasificar las tareas en base a ello te ayudará a desligarte de “urgencias” que podrían esperar. Eso sí, no todo lo que pide “el jefe” es siempre lo más importante, haz uso de tu sentido común para catalogarlo.
Cuándo hayas terminado de hacer todas estas preguntas sobre los temas que te asignan, comienza a clasificar en una tabla tu lista de pendientes, de la siguiente manera:
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