Trabajar de manera remota o “teletrabajar” se ha vuelto actualmente una realidad para muchos colaboradores. Que de manera obligatoria han tenido que adaptarse a esta nueva modalidad. Sin embargo, según un estudio realizado por Trabajando.com. Un 59% de las empresas nunca habían ofrecido la posibilidad de hacer home office antes del brote viral que azota al mundo en este momento.
Por esta razón, aunque hoy en día existen todas las herramientas tecnológicas para poder trabajar desde casa. Es cierto también que muchas empresas no cuentan con los conocimientos ni la experiencia necesarias ante este tipo de escenarios. Por ello, desde Trabajando.com queremos apoyarte y explicarte cuáles son esas cosas importantes que debes tener en cuenta para que tu equipo pueda funcionar de manera remota y sin complicaciones.
Ante todo, lo primordial es garantizar una conexión estable a Internet. Puede que tu plan en domicilio no sea tan potente como el de tu oficina. En este caso, sería conveniente revisar si hay demasiados equipos conectados a tu red WIFI ya que esto puede ocasionar lentitud en el servicio. También puede ser útil conectar mediante cable ethernet al módem el computador con el que se trabaja. De esta forma la conexión será mucho más fluida.
Una vez que tu conexión haya sido estabilizada, procura asegurarte de que tu dispositivo de trabajo funcione como debería. Hay infinidad de pequeñas medidas para mejorar el rendimiento del computador. Como por ejemplo no tener demasiados íconos ni archivos en el escritorio. O usar uno de los múltiples programas que permiten realizar tareas de mantenimiento periódicas del sistema operativo.
Ahora, luego de estos pasos esenciales, podemos concentrarnos en aquellas herramientas de trabajo que facilitarán enormemente la gestión del equipo y de las tareas pendientes. Con ellas, podrás hacer desde reuniones hasta organizar proyectos, y ¿por qué no? citar a tus colaboradores para un #breakcoffe, recuerda que una mente descansada puede llegar a ser mucho más productiva que una recargada.
¿Qué herramientas existen para trabajar desde casa?
Aunque no es la más recomendable, no podemos dejar de mencionar una Herramientas para trabajar desde casa. Whatsapp, que aunque no fue pensada con fines laborales, es una app ampliamente conocida, por lo que no requiere aprender a emplearla. Permite comunicarnos por escrito, audio o videollamada y compartir archivos de todo tipo, ya sea que la ocupes desde el móvil o desde el computador. Sin embargo, ten cuidado, en esta app es fácil mezclar vida personal y profesional, por eso no la recomendamos para el teletrabajo.
Slack: Un chat que sirve para grupos grandes o pequeños. En los que puedes crear salas de chat generales o grupos más reducidos, por ejemplo para departamentos o áreas específicas de la empresa. En ella puedes compartir archivos y hacer videollamadas.
Hangouts: muy práctica sobre todo si tu equipo hace uso de gmail. Ya que te permite acceder a ella directamente desde la bandeja de entrada del correo. Es ideal para mantener conversaciones por escrito o por videoconferencia, en ella puedes crear “salas” para temas específicos o de reuniones. Además debido a la contingencia, Google ha dado acceso gratuito a las funciones premium de Hangouts Meet hasta el 1 de julio de 2020, ahora, es posible reunir hasta 250 personas en el mismo chat y transmitir para hasta 100 mil espectadores.
Para webinars o videoconferencias con equipos grandes
Zoom: especializada para llamadas con mucha gente. Por eso, es una de las herramientas más utilizadas ahora mismo, debido a la crisis del COVID-19, ya que su interfaz también es apta para webinars, razón por la que la ocupan empresas grandes como UBER.
WebEx: una plataforma similar a ZOOM, pero mucho menos conocida. A pesar de que ofrece soluciones específicas para webinars, meetings abiertos al público, formaciones y soporte en remoto.
También pueden serte de utilidad otros clásicos empresariales como Skype, GoToMeeting, Jitsi, Zoom Meeting o Microsoft Teams.
Para planificación y gestión del tiempo:
Google Keep: una herramienta súper simple de utilizar para tener control de tu lista de tareas, las cuales puedes ver desde la misma ventana en la que tienes tu gmail o google doc.
Trello: está entre los programas más usados para ordenar tareas en distintas columnas y fases del proyecto. En ella puedes añadir a varios miembros del equipo o asignar responsables por tarea. Además, configurando sus extensiones ¡te permite contar las horas que se destinan a cada proyecto!.
RescueTime: Al añadir esta herramienta a tu ordenador o teléfono podrás ver cuánto tiempo empleas en cada sitio web, página o tarea, sin tener que contabilizar manualmente.
Además puede que también te interese revisar alguna de estas otras opciones: Tandem, Asana, Toggl, Google Task, Taskify.
Para almacenar información:
Todas las siguientes aplicaciones te permiten tener un espacio de trabajo inteligente que te ayuda a organizarte al mantener tus archivos en la nube e incluso trabajarlos de manera colaborativa con tu equipo, lo que varía es la capacidad de almacenaje y los costos; algunas de las más reconocidas son Dropbox , Google Drive, One Drive y iCloud
Para recursos humanos:
Nuestro software de Recursos Humanos (Gestor de Procesos de Selección – GPS) te permite continuar con la búsqueda de talentos para tu empresa. Tenemos herramientas como el Módulo Comunícate, con el que puedes chatear con los candidatos de tus ofertas y mantenerlos informados sobre el estado de su postulación a través de las notificaciones automáticas.
Además, puedes evaluar sus habilidades y conocimientos de manera 100% remota a través de las EIO (Evaluaciones Internas Online), que son un conjunto de preguntas que puedes crear de forma dinámica para enviar a tus candidatos durante cada etapa del proceso de selección.
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