Largas, aburridas y a veces hasta innecesarias. Así se definen las reuniones de trabajo por muchos profesionales, que constantemente son convocados a estos encuentros donde se supone que se deben discutir ideas, soluciones o concretar planes de acción, pero que en realidad, en la mayoría de los casos, terminan siendo una pérdida de tiempo muy lejanas al concepto de reuniones de trabajo efectivas.
Esto ocurre debido a la falta de planificación y estructura dentro de la reunión. Al no tomar las previsiones necesarias, los participantes suelen terminar discutiendo temas que distan mucho del objetivo principal para el cuál se supone que fueron convocados; por lo que se convierte en una molestia tanto para quien la convocó como para quienes participaron.
Por ello, si queremos cambiar la perspectiva que tenemos sobre estos encuentros, debemos aprender a sacar el máximo provecho del tiempo invertido en salas con colegas, proveedores o clientes, y hacer todo lo posible porque ese tiempo sea lo más productivo y eficiente posible.
Te dejamos las siguientes recomendaciones para lograrlo:
1.- Define un objetivo:
Una gran parte de las reuniones que se realizan actualmente, simplemente no deberían realizarse. Antes de convocar a los participantes, pregúntate ¿es necesario juntarse? ¿para qué? ¿qué temas necesitas conversar? y¿qué quieres lograr?. No hagas reuniones sin un objetivo claro, o será una pérdida de tiempo que sólo perjudica la productividad de la empresa y el ánimo del equipo.
2.- Quiénes son necesarios:
Muchas veces vemos reuniones de 10 personas, donde participan sólo 2. Invita a las personas que están realmente implicadas con el cumplimiento del objetivo. De hecho, puede que algunos sean necesarios sólo durante la primera etapa de la reunión, no los hagas estar presente si no son necesarios.
3.- Haz una convocatoria:
Si lograste responder coherentemente las preguntas del primer punto y tienes razones válidas para convocar la reunión, entonces hazlo; envía un correo a todos los participantes, indicando tema a tratar, lugar y hora para juntarse. Indica a cada uno por qué ha sido convocado y si es necesario que lleve algún material especial. Procura no citar a reuniones fuera del horario laboral, los participantes sólo buscarán la solución más rápida y no la mejor.
4.- Define un responsable:
Lo mejor que puedes hacer para evitar que la conversación se desvíe, es tener a una persona que se haga responsable de guiar la reunión y buscar las respuestas a los objetivos planteados en un principio. Además, esta persona deberá asegurarse de que todo lo dicho quede por escrito, para luego enviar una minuta a todos los participantes. También debe cuidar que la reunión no dure más de lo establecido; en ese caso es mejor convocar otra reunión antes que alargarla.
5.- Ten un plan de acción:
Asegúrate de que al final de la reunión, todos tengan claro cuál es el compromiso adquirido, qué se espera de ellos y para qué fecha u horario deben haberlo solucionado. Luego de la reunión envía por correo, una minuta, con un resumen de todos los acuerdos, los plazos de entrega y sus responsables.
Grow Marketing Specialist en Trabajando.com
